Toda la normativa sobre el registro de jornada laboral, el control horario de empleados digital y obligatorio, y las multas de Inspección.
Actualizado: mayo 2026 · Pendiente de publicación en el BOEEsta guía explica la obligación legal de registrar la jornada de los trabajadores en España. Su objetivo es ayudar a empresarios de PYMES y autónomos con empleados a entender qué deben hacer para cumplir la ley actual y prepararse para los grandes cambios que se avecinan y evitar fuertes sanciones.
Aunque todavía no ha entrado en vigor, estos son los cambios que aprobará la reforma cuando se publique en el BOE:
La trazabilidad y justificación de ediciones es el punto que más preocupa a inspectores. QRControl lo tiene implementado desde su lanzamiento:
El Registro Diario de Jornada es una obligación legal impuesta a todas las empresas (sin importar su tamaño o sector) que exige registrar de forma fiable, inalterable y objetiva la hora de inicio y la hora de finalización real del trabajo diario de cada empleado.
El objetivo es triple: garantizar el respeto a la jornada máxima, proteger los descansos y asegurar la correcta cotización y pago de las horas extraordinarias.
Afecta a toda la plantilla de la empresa, sin excepción de:
La ley exige fiabilidad, pero permite flexibilidad en el método.
| Elemento | Requisito Legal |
|---|---|
| Identificación | Nombre del trabajador. |
| Fecha | El día al que corresponde el registro. |
| Hora de Inicio | Momento exacto de comienzo de la jornada (incluyendo el tiempo dedicado al desplazamiento, si computa como trabajo). |
| Hora de Finalización | Momento exacto de finalización de la jornada. |
Registro de Pausas: El registro de pausas y descansos (como el tiempo de comida o el descanso del bocadillo) solo es obligatorio si ese tiempo no computa como tiempo de trabajo efectivo según convenio o acuerdo, y la empresa desea descontarlo de la jornada total. Si la pausa se considera tiempo efectivo, solo se requiere el registro de entrada y salida general.
El sistema usado debe ser fiable y garantizar la inalterabilidad de los datos.
| Dispositivo / Método | Validez | Observaciones y Riesgos |
|---|---|---|
| Fichaje Biométrico (Huella/Facial) |
Restringido (RGPD) | La nueva norma restringe su uso por las exigencias del RGPD sobre datos biométricos. Solo se permitirá en casos muy justificados. La AEPD lo desaconseja como método general. Se recomiendan alternativas: QR, tarjeta RFID, PIN o app móvil. |
| Apps / Software en Nube | Válido | Recomendado para PYMES/Móviles. Permite el fichaje desde el móvil/PC, a menudo con geolocalización, y garantiza la conservación en la nube. |
| Tarjetas Proximidad / PIN | Válido | Requiere un terminal físico en la oficina. Adecuado para el trabajo 100% presencial. |
| Hojas de Papel | Prohibido (2026) | Totalmente desaconsejado hoy y estrictamente prohibido bajo la nueva ley. La Inspección lo rechaza por ser fácilmente manipulable. |
| Excel Editables | Hoy legal · Prohibido en el BOE | Hoy (mayo 2026), bajo la normativa de 2019, el Excel sigue siendo legal si es fiable. Cuando se publique la reforma en el BOE, quedará prohibido porque no garantiza la inalterabilidad de los datos. |
El órgano encargado de fiscalizar el cumplimiento es la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).
El incumplimiento se clasifica como infracción laboral grave.
Incumplimiento de formalidades documentales o informativas.
No disponer de registro, registro defectuoso, manipulable, incompleto o no conservado 4 años.
Fraude comprobado (manipulación de datos), impago sistemático de horas extra, o vulneración del límite de 37,5 horas semanales.
¿Necesitas cumplir con la ley de forma sencilla y económica?
Contratar QR Control AhoraLas dudas más habituales que nos llegan de empresas y autónomos:
Hoy (mayo 2026), bajo la normativa de 2019, el papel es técnicamente legal si es fiable. Cuando se publique la reforma en el BOE, quedará estrictamente prohibido y será motivo de sanción.
Cuando se publique el nuevo Real Decreto en el BOE. Aún sin fecha firme (mayo 2026). El Ministerio de Trabajo propone 20 días de adaptación; el sector empresarial pide hasta 1 año para pymes.
Un sistema donde los fichajes no se pueden alterar sin dejar rastro. Cualquier modificación debe quedar registrada con el motivo, la fecha y quién la hizo. QRControl cumple este requisito desde el primer día.
Infracción grave: de 751€ a 7.500€. Con la nueva reforma, estas cantidades se multiplican por cada trabajador afectado. En empresas con varios empleados, la cifra puede dispararse a decenas de miles de euros.
Leve: 70-150€. Grave: 751-7.500€. Muy grave: hasta 225.018€. Con la nueva ley, las multas de categoría grave se aplicarán individualmente por cada empleado sin registro correcto.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y el RGPD restringen el uso de datos biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial) para fichar. Solo se permite en casos muy justificados. Se recomiendan alternativas: QR, app móvil, tarjeta RFID o PIN.
Sí. El teletrabajo no exime de la obligación de registrar la jornada. Los trabajadores en remoto deben fichar igual que los presenciales, mediante app o sistema digital accesible desde cualquier lugar.
Sí, la geolocalización es un método válido para el registro de jornada, especialmente para trabajadores móviles (comerciales, instaladores, repartidores). QRControl permite el fichaje con GPS desde el móvil.
La reducción de jornada se tramita de forma independiente al registro digital. Cuando entre en vigor, el control horario será la única forma de demostrar que no se superan las 37,5h y evitar pagar horas extra no reconocidas.
Con la nueva reforma, la Inspección de Trabajo (ITSS) podrá conectarse remotamente a los sistemas de registro horario de las empresas mediante protocolos API. Los datos deben estar disponibles en tiempo real, sin necesidad de visita presencial.